Bei großen Waren- oder Anlagebeständen kann RFID die Inventur beschleunigen. Ein Lesegerät erfasst per Funk die Kennungen markierter Gegenstände, ohne Sichtkontakt zu jedem einzelnen zu benötigen. Wie gut RFID funktioniert, hängt davon ab, welche Tags und Materialien zum Einsatz kommen und wie die Umgebung sowie die Verbindung zu den Bestandsdaten beschaffen sind.
Auch mit RFID müssen Sie Abweichungen prüfen und die gesetzlichen Anforderungen an ein verlässliches Inventar erfüllen. Testen Sie die Technik vor der Einführung mit den vorhandenen Gütern und in den betreffenden Räumen.
So läuft eine RFID-Inventur ab
Jeder gekennzeichnete Gegenstand erhält einen Tag, also einen Funkchip oder ein Etikett mit einer eindeutigen Kennung. Ein Lesegerät, zum Beispiel ein Handgerät, liest die Kennung aus. Eine Inventursoftware ordnet sie dem passenden Artikel oder Anlagegut zu und vergleicht die gelesenen Kennungen mit dem Sollbestand.
Bei verbreiteter passiver UHF-RFID-Technik, also RFID im Ultrahochfrequenzbereich, sendet das Lesegerät Funkwellen aus. Der Tag nutzt diese Energie und sendet die Kennung zurück. Er braucht dafür keine eigene Batterie. Ob sich ein Tag nur auslesen oder auch beschreiben lässt, ist eine separate Produkteigenschaft. Die Kennung verweist in der Regel auf einen Eintrag in der Bestandsverwaltung. Sie enthält nicht automatisch alle Angaben zum Gegenstand.
Für die Inventur heißt das: Ein Lesegerät kann mehrere Tags erfassen, ohne dass Mitarbeitende jeden Artikel einzeln ausrichten müssen. Die gelesenen Kennungen müssen dennoch eindeutig den richtigen Gütern zugeordnet sein. Unlesbare Tags, doppelte Zuordnungen und Abweichungen vom Sollbestand brauchen einen Prüfprozess.
NFC ist eine Funktechnik für kurze Abstände. Ein NFC-Tag lässt sich daher nicht automatisch mit einem UHF-Lesegerät für die Inventur erfassen. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob Frequenz und Protokoll zur Tag-Bauform und zum Lesegerät passen. Für Funkanlagen in Deutschland sind außerdem die aktuellen Vorgaben der Bundesnetzagentur und die Herstellerangaben maßgeblich.
Wann RFID sinnvoll ist
RFID lohnt sich vor allem dann, wenn Sie viele Gegenstände regelmäßig zählen oder Bestandsinformationen häufiger aktualisieren wollen. Im Einzelhandel kann eine schnellere Erfassung dabei helfen, Abweichungen zwischen Lagerbestand und tatsächlichem Bestand zu erkennen. Bei Anlagegütern steht oft im Vordergrund, Räume zügig mit der Inventarliste abzugleichen.
DECATHLON berichtete 2022, ein Inventurroboter habe in der Filiale Ludwigshafen rund 93.000 Produkte auf 4.300 Quadratmetern in etwa dreieinhalb Stunden erfasst. Mitarbeitende sollten anschließend Abweichungen prüfen. Das Unternehmen meldete für den Test außerdem eine um fünf Prozent höhere Produktverfügbarkeit als in Vergleichsfilialen. Diese Angaben beziehen sich auf einen Unternehmenspilot und belegen keine allgemeine Zeit- oder Verfügbarkeitssteigerung.
Auch bei Anlagegütern kann eine Kombination verschiedener Kennzeichnungen sinnvoll sein. Die Hochschule Fulda testete Ende 2022 die Erfassung von etwas mehr als 200 Gütern in wenigen Minuten. Für ein weiteres Vorhaben war eine schrittweise Einführung vorgesehen, bei der RFID mit Barcodes und einer Anbindung an SAP kombiniert werden sollte. Der Bericht beschreibt den Test und die geplante Einführung. Eine flächendeckende RFID-Inventur war damit noch nicht abgeschlossen.
Die Ergebnisse solcher Projekte lassen sich nur eingeschränkt vergleichen: Eine schnelle Erfassung, eine geringere Bestandsabweichung und eine höhere Produktverfügbarkeit messen unterschiedliche Dinge. Eine wissenschaftliche Studie in Einzelhandelsfilialen berichtete, dass die Bestandsabweichung in den Testfilialen um etwa 26 Prozent sank. Die Studie untersuchte die Wirkung verbesserter Bestandsdaten und belegt nicht, dass RFID-Inventuren in Deutschland generell um diesen Wert genauer oder schneller sind.
Tags und Lesegeräte passend wählen
Die Eignung eines Tags hängt davon ab, woran Sie ihn befestigen und wo der Gegenstand steht. Metall reflektiert Funkwellen und kann das Auslesen erschweren. Flüssigkeiten können die Leistung passiver Tags beeinträchtigen. Speziell ausgelegte Tags helfen in solchen Umgebungen, schließen Probleme beim Auslesen aber nicht aus.
Auch die Entfernung, aus der ein Lesegerät Tags erfassen kann, ist nicht bei jeder Inventur gleich. Die Entfernung hängt unter anderem vom Lesegerät und der Antenne ab. Tag, Montage und Umgebung spielen ebenfalls eine Rolle. Eine mögliche große Lesereichweite kann dazu führen, dass ein Lesegerät Tags außerhalb des vorgesehenen Bereichs erfasst. Ordnen Sie Lesungen deshalb klar Räumen oder Lagerzonen zu und prüfen Sie unerwartete Treffer.
Ein Barcode als Ergänzung bietet einen Rückfallweg, wenn RFID bei einzelnen Gegenständen nicht zuverlässig funktioniert. Das ist besonders nützlich bei gemischten Beständen aus Metall, Flüssigkeiten und anderen Materialien. Testen Sie die Kennzeichnungen an den tatsächlich verwendeten Produkten und in der konkreten Aufbewahrungssituation, bevor Sie sie flächendeckend einsetzen.
RFID mit einem Pilotprojekt testen
Ein Pilot sollte den gesamten Ablauf prüfen, einschließlich der Entfernung, aus der das Lesegerät einen einzelnen Tag lesen kann. Gehen Sie dabei schrittweise vor:
- Wählen Sie eine überschaubare Gruppe von Waren oder Anlagegütern mit unterschiedlichen Materialien und Lagerorten aus.
- Testen Sie passende Tags und Lesegeräte unter den realen Bedingungen, einschließlich Regalen, Behältern und Räumen.
- Prüfen Sie, ob die Inventursoftware jede Kennung dem richtigen Eintrag zuordnet und ob sich die Daten zuverlässig mit der Warenwirtschaft oder Anlagenverwaltung abgleichen lassen.
- Erfassen Sie neben der Dauer auch fehlende und doppelte Lesungen sowie den Aufwand für Nachkontrollen.
- Legen Sie fest, wie Mitarbeitende unlesbare Tags und ungeklärte Abweichungen prüfen und wie ein Barcode oder ein anderes Verfahren als Alternative dient.
Vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihrem bisherigen Ablauf. Berücksichtigen Sie dabei die Kosten für Tags und Lesegeräte ebenso wie für Software und Integration. Auch der laufende Betrieb gehört in den Vergleich. Die veröffentlichten deutschen Fallberichte liefern keine einheitliche Gesamtkostenrechnung oder allgemeingültige Amortisationsdauer. Aus einer schnellen Zählung allein lässt sich daher keine Wirtschaftlichkeit ableiten.
Inventurpflichten bleiben bestehen
Das Handelsgesetzbuch verlangt grundsätzlich ein Inventar zu Beginn der Geschäftstätigkeit und zum Schluss jedes Geschäftsjahrs. § 241 HGB erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen vereinfachte Verfahren, darunter statistische Stichproben und andere ordnungsgemäße Verfahren zur Bestandsfeststellung. RFID ist dabei eine Erfassungstechnik. Ihr Einsatz allein macht ein Inventurverfahren nicht automatisch gesetzeskonform.
Dokumentieren Sie nachvollziehbar, wie Sie Tags zuordnen und Bestände erfassen. Halten Sie außerdem fest, wie Sie Abweichungen prüfen und Daten übernehmen. Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden. Für Inventare gilt nach § 257 HGB grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Bei digitaler Aufbewahrung müssen die Daten verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar bleiben. Bei Zweifeln zur konkreten Ausgestaltung sollten Sie steuerlichen oder rechtlichen Rat einholen.
