Wenn Werkzeuge zwischen Lager, Fahrzeugen und Baustellen wechseln, hilft RFID dabei, sie schneller zu erfassen und Ausgaben und Rückgaben zu buchen. RFID nutzt Funk, um Gegenstände über kleine Datenträger, sogenannte Tags, zu erkennen. Ein passendes Lesegerät liest diese Tags.

Viele Betriebe beginnen mit robusten Tags und einem Lesepunkt am Lagerausgang. RFID erfasst nur Werkzeuge, die ein Lesegerät erkennt; passive Tags zeigen nicht laufend, wo sich Werkzeuge befinden. Klare Abläufe für Ausgabe und Rückgabe bleiben nötig.

Wann RFID hilft

RFID ist besonders nützlich, wenn Beschäftigte Werkzeuge gemeinsam nutzen und regelmäßig ausgeben, zurücknehmen oder zwischen Lagerorten bewegen. Ein Lesepunkt kann mehrere gekennzeichnete Werkzeuge erfassen, wenn sie das Lager verlassen. Mit einem mobilen Lesegerät lassen sich Bestände prüfen oder Werkzeuge an ihrem zuletzt erfassten Standort suchen.

In der Verwaltungssoftware verknüpft ein Datensatz die Kennung des Tags mit Angaben zum Werkzeug, etwa Typ, Status, letzter Buchung oder Wartung. Der Tag selbst enthält meist nur eine Kennung. Welche Angaben der Betrieb damit verbindet, hängt von der Verwaltungssoftware ab. Wenn Beschäftigte Ausleihen nicht buchen oder Datensätze nicht pflegen, liefert RFID allein keinen verlässlichen Überblick.

Für die Baubranche nennt die Technische Universität München mehrere Einsatzmöglichkeiten. Dazu gehören Ein- und Ausgangskontrollen. Auch Bestandsprüfungen beim Wechsel zwischen Einsatzorten und Buchungen auf Kostenstellen sind möglich. Ob diese Abläufe im Alltag funktionieren, hängt auch davon ab, wie Beschäftigte Werkzeuge übergeben und wie der Betrieb fehlende oder beschädigte Tags behandelt.

Unterschiedliche RFID-Inlays auf einer Arbeitsfläche. (KI-Symbolbild)
KI-generiertes Symbolbild

RFID-Technik für Werkzeuge wählen

Für die Werkzeugverwaltung gibt es RFID-Tags mit unterschiedlichen Funkfrequenzen und Bauformen. Passive UHF-Tags beziehen ihre Energie vom Lesegerät. Sie antworten, indem sie einen Teil des Funksignals zurückstreuen, und brauchen keine eigene Batterie. NFC eignet sich für kurze Abstände, zum Beispiel wenn Beschäftigte ein Werkzeug einzeln an ein Lesegerät halten. NFC ist eine RFID-Technik, funktioniert aber nicht automatisch mit anderen RFID-Systemen.

UHF-RFID eignet sich häufig für festgelegte Lesepunkte, an denen ein Lesegerät mehrere Werkzeuge auf einmal erfassen soll. NFC eignet sich, wenn Beschäftigte ein Werkzeug gezielt einzeln buchen oder Informationen direkt vom Tag abrufen sollen. Welche Technik passt, hängt vom Lesegerät, Tag, der Antenne, der Montage und der Umgebung ab. Ob ein Tag Daten speichern kann und woher er seine Energie bezieht, sind zwei verschiedene Eigenschaften. Je nach Ausführung lässt sich auch ein passiver Tag beschreiben, obwohl er keine Batterie hat.

Die angegebene Reichweite reicht allein nicht aus, um einen Tag auszuwählen. GS1 weist darauf hin, dass die Ausrichtung des Tags und die Montage beeinflussen, ob das Lesegerät ihn zuverlässig erkennt. Auch die Antenne spielt dabei eine Rolle. Metall kann Funkwellen reflektieren. Dadurch wird ein Tag schwerer erkannt oder das Lesegerät erfasst ihn unerwünscht. Für Metallwerkzeuge braucht der Betrieb deshalb Tags, die für die Montage auf Metall geeignet sind. Testen Sie auch, ob die Tags an der vorgesehenen Stelle Stöße, Schmutz und den normalen Gebrauch aushalten.

NFC und RFID bieten für sich genommen keine automatische Verschlüsselung. NFC-Tags und -Karten unterscheiden sich in ihren Funktionen; manche Karten besitzen kryptografische Rechenfunktionen, andere nicht. Verarbeiten Sie nur eigene oder ausdrücklich freigegebene Geräte und Daten. Eine zulässige Werkzeugverwaltung umfasst weder das Klonen fremder Karten noch das Umgehen von Zutrittskontrollen. Auch Funkverbindungen zu stören, gehört nicht dazu.

Lesepunkte sinnvoll planen

Legen Sie zuerst fest, welche Bewegung Sie dokumentieren wollen: Ein Lesepunkt am Lagerausgang erfasst, welche Werkzeuge das Lager verlassen, belegt aber nicht, wo sich ein Werkzeug später auf der Baustelle befindet. Für Bestandsprüfungen in Fahrzeugen oder an Einsatzorten kann ein mobiles Lesegerät passender sein.

Stellen Sie die Lesegeräte dort auf, wo sie zum tatsächlichen Ablauf passen. Werden Werkzeuge in geschlossenen Kisten transportiert, muss der Betrieb die Kisten mit ihrer üblichen Beladung testen. Liegen viele Werkzeuge dicht beieinander, sollte er prüfen, ob das Lesegerät alle Tags erkennt und keine unerwünschten Tags erfasst. An einer halbautomatischen Station bestätigen Beschäftigte die erkannten Gegenstände. Das kann Fehlbuchungen begrenzen.

Ein RFID-Tag ist auch kein GPS-Sender. Die Buchung an einem Lesepunkt dokumentiert den letzten erfassten Vorgang, keine kontinuierliche oder metergenaue Position. Wenn der Betrieb eine laufendere Ortsübersicht benötigt, sollte er Technologien wie Bluetooth Low Energy (BLE) gesondert prüfen. BLE-basierte Ortung ist ein anderes Verfahren und kein Beleg für die Reichweite oder Genauigkeit von RFID.

In Deutschland Funkregeln prüfen

Funkgeräte müssen die geltenden Regeln für Frequenznutzung und Sendeleistung einhalten. Maßgeblich sind die aktuellen Allgemeinzuteilungen der Bundesnetzagentur und die Angaben des Herstellers zum jeweiligen Lesegerät. Die Bundesnetzagentur führt die Allgemeinzuteilung Vfg. 91/2025. Neuere Bestimmungen können ältere Informationen zu einzelnen RFID-Regeln ersetzen. Prüfen Sie deshalb vor dem Kauf die aktuelle Verfügung. Lassen Sie sich außerdem vom Anbieter bestätigen, dass Lesegerät und Antennen für den geplanten Einsatz in Deutschland geeignet sind.

Technischer Testaufbau mit Tags und Lesegerät. (KI-Symbolbild)
KI-generiertes Symbolbild

Einführung im Betrieb testen

Beginnen Sie mit einer bestimmten Werkzeuggruppe oder einem Lagerbereich. Bevor Sie RFID ausweiten, sollte der Test zeigen, dass Lesegeräte die Tags im Arbeitsalltag erkennen und Beschäftigte Buchungen ohne Umwege erledigen können.

  1. Erfassen Sie die Werkzeuge und vergeben Sie jedem einen eindeutigen Datensatz.
  2. Befestigen Sie die vorgesehenen Tags an den tatsächlichen Werkzeugen und testen Sie sie im Lager und in Kisten. Prüfen Sie sie auch im Fahrzeug.
  3. Richten Sie einen Lesepunkt oder eine mobile Inventur ein und prüfen Sie, ob die Tags erkannt werden. Achten Sie außerdem auf Fehlbuchungen und fehlende Tags.
  4. Vergleichen Sie Such- und Verwaltungsaufwand mit dem bisherigen Ablauf.
  5. Legen Sie fest, wer Tags ersetzt, Datensätze pflegt und Buchungsfehler korrigiert.

Halten Sie auch fest, wann ein Werkzeug als ausgegeben, zurückgegeben oder zuletzt erfasst gilt. Die Software muss diese Zustände klar unterscheiden. Ein lesbarer Tag liefert keinen brauchbaren Bestandsnachweis, wenn er einem veralteten oder falschen Datensatz zugeordnet ist.

Aufwand und Nutzen berechnen

Berücksichtigen Sie die Kosten für Tags, Lesegeräte, Antennen, Installation, Software und Schnittstellen. Rechnen Sie auch die erste Kennzeichnung, Schulungen, Wartung und den Ersatz beschädigter Tags ein. Mögliche Einsparungen betreffen die Suchzeit, Inventur und Ersatzbeschaffung. Messen Sie Kosten und Einsparungen im Testbetrieb, statt von einer allgemeinen Amortisationszeit auszugehen.

Praxisberichte nennen eingesparte Suchzeit. Die Ergebnisse gelten jedoch nicht automatisch für jeden Betrieb. Cisper berichtet für Wattro-Kunden aus dem Handwerk, dass die Suchzeit von fünf bis zehn Minuten je Beschäftigtem und Tag auf etwa zwei Minuten sank. Der Softwareanbieter Heisenware nennt für einen einzelnen Hamburger Handwerksbetrieb 90 Prozent weniger Suchzeit für Werkzeuge und Schlüssel. Beide Angaben stammen aus Berichten von Anbietern oder Integratoren. Eine unabhängige Messung und eine vollständige Kostenrechnung sind darin nicht ausgewiesen. Behandeln Sie die Werte deshalb als Beispiele, nicht als Ergebnis, das Sie für Ihren Betrieb erwarten können.

Beschäftigtendaten begrenzen

Wenn Werkzeugbuchungen mit einem persönlichen Konto oder Mitarbeitenden-Tag verknüpft sind, entstehen personenbezogene Daten. Legen Sie vor dem Start fest, welche Beschäftigtendaten für Ausgabe und Rückgabe nötig sind, wer darauf zugreifen darf und wie lange der Betrieb sie speichert. Erklären Sie den Beschäftigten verständlich, warum und wie der Betrieb die Daten nutzt.

Für Beschäftigtendaten gelten unter anderem die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung. Wenn ein Betriebsrat besteht, prüfen Sie frühzeitig, ob die konkrete technische Einrichtung Mitbestimmungsrechte berührt. § 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes betrifft technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Ob das auf eine konkrete Werkzeugverwaltung zutrifft, hängt von Zweck und Ausgestaltung ab.