RFID steht für die Identifikation von Gegenständen per Funk. Im Dokumentenarchiv erfasst RFID an festgelegten Lesepunkten die Kennungen von Papierakten oder Archivbehältern und speichert den Standort in einer Datenbank. Dieser Standort zeigt den letzten Lesepunkt, nicht unbedingt, wo sich das Objekt gerade befindet.
NFC ist eine RFID-Funktechnik für kurze, bewusst ausgelöste Kontakte. Ein NFC-Smartphone liest daher nicht automatisch jedes RFID-Etikett. Verwenden Sie für Tests und Recherchen nur eigene Geräte und Daten oder holen Sie vorher eine ausdrückliche Freigabe ein.
Was RFID im Archiv erfasst
Ein RFID-Transponder, also ein Funketikett, erhält eine Kennung und wird an einer Akte oder einem Behälter angebracht. Passiert das Objekt einen eingerichteten Lesepunkt, erfasst ein Lesegerät die Kennung. Die Software speichert den Lesevorgang zusammen mit dem Standort des Lesegeräts. Danach können Mitarbeitende in der Datenbank nach der Akte suchen.
RFID eignet sich vor allem für Archive, in denen Akten häufig bewegt, zurückgegeben oder gemeinsam bearbeitet werden. Das Verfahren hilft beim Suchen und Übergeben von Akten. Es ersetzt weder die inhaltliche Erschließung noch ein digitales Langzeitarchiv oder ein Dokumentenmanagementsystem. Die Erfassung an einzelnen Lesepunkten zeigt außerdem nicht automatisch laufend den aktuellen Standort.
Ein RFID-Lesegerät muss das Etikett nicht sehen, wie es bei einem Barcode nötig ist. Dadurch lassen sich grundsätzlich mehrere gekennzeichnete Objekte erfassen. Wie zuverlässig das funktioniert, hängt von den Lesegeräten und Transpondern sowie von den Akten, Behältern und Regalen ab. Erst Messungen mit genau diesen Materialien zeigen, wie gut RFID im jeweiligen Archiv arbeitet.
RFID und NFC unterscheiden
RFID umfasst mehrere Funkbereiche und Standards. Die Frequenz allein legt weder die Reichweite noch die Kompatibilität fest. Lesegerät, Transponder und Übertragungsverfahren müssen zueinander passen.
| Technik | Einordnung aus den Hersteller- und Standardangaben | Möglicher Archivbezug |
|---|---|---|
| Niederfrequenz-RFID (LF) | GS1 nennt 125 und 134 Kilohertz sowie typische kurze Lesereichweiten von 10 bis 50 Zentimetern. | Ob diese Technik passt, hängt vom konkreten Erfassungsablauf und den Geräten ab. |
| Hochfrequenz-RFID (HF) | GS1 nennt 13,56 Megahertz; die Reichweite liegt je nach System ungefähr zwischen 10 Zentimetern und 1 Meter. | Die Frequenz allein belegt keine NFC-Kompatibilität. |
| NFC | Das NFC Forum nennt 13,56 Megahertz. Typische NFC-Reichweiten liegen bei bis zu 2 Zentimetern; für den zertifizierten Verbindungsbereich nennt das Forum 5 Millimeter. | Geeignet für kurze, bewusst ausgelöste Kontakte, etwa das Antippen eines einzelnen Etiketts. |
| Ultrahochfrequenz-RFID (UHF), auch RAIN RFID | GS1 nennt 860 bis 930 Megahertz und Reichweiten bis zu 10 Metern, abhängig von der Umgebung. | Kann für Inventuren oder die Erfassung mehrerer Objekte relevant sein; die tatsächliche Leistung muss geprüft werden. |
Die Angaben stammen aus verschiedenen Quellen. Sie vergleichen keine bestimmten Archivprodukte. Ein NFC-Lesegerät liest ein RFID-Etikett nur, wenn Frequenz, Protokoll und Transpondertyp zusammenpassen. Prüfen Sie deshalb die technischen Daten des Lesegeräts und des Transponders. Die Angabe „13,56 Megahertz“ allein reicht nicht aus.
Die europäische Frequenzübersicht der CEPT/ECO nennt für UHF-RFID den Bereich von 865 bis 868 Megahertz. Sie deckt nicht alle Anforderungen an ein bestimmtes Gerät ab. Prüfen Sie vor dem Einsatz in Deutschland die geltenden Vorschriften und die Konformitätsangaben des Herstellers für das konkrete Produkt.
Was Anbieter zu Archiv-RFID angeben
Thax Software beschreibt Findentity Finder als Lösung, um Akten und andere Objekte zu identifizieren und zu orten. Laut Anbieter erfassen stationäre oder mobile Lesegeräte Akten und speichern den Standort des jeweiligen Lesegeräts in einer zentralen Datenbank. Die Produktseite gibt an, dass sich bis zu 15 Akten auf einmal erfassen lassen. Der Anbieter nennt diese Zahl; als Messwert für beliebige Akten, Transponder und Lesegeräte ist sie nicht unabhängig bestätigt.
Laut den veröffentlichten Angaben braucht die Software Microsoft Windows, das.NET Framework und Microsoft SQL Server ab Version 2008. Der Anbieter bezeichnet SQL Server Express als ausreichend. Da einige der genannten Versionen älter sind, klären Sie vor dem Kauf die aktuellen Anforderungen und den Supportstatus direkt mit dem Anbieter. In der geprüften Produktbeschreibung stehen keine konkreten Funkfrequenzen oder Gerätemodelle. Angaben zu Transponderchips, Speichergrößen und garantierten Lesereichweiten fehlen ebenfalls. Auch Hosting und Datenstandort bleiben unklar.
WiperTech beschreibt den Einsatz von RFID in der Aktenlogistik beim Steueramt der Stadt Zürich. Dort verwaltet man Akten, Kisten, Paletten und Lagerorte. RFID dient unter anderem dazu, Kisten zu identifizieren. Ein Archiv kann also einzelne Akten kennzeichnen oder Transponder an Behältern anbringen und deren Bewegungen im Lager erfassen. Das Beispiel aus Zürich belegt keinen Einsatz in Deutschland und enthält keine verlässlichen Angaben zur Erfassungsleistung.
Datenschutz und sichere RFID-Tests
Verwenden Sie für Tests eigene Tags, Lesegeräte und Testdaten oder lassen Sie sich die Freigabe der berechtigten Stelle dokumentieren. Lesen Sie keine fremden oder geschützten Tags aus, umgehen Sie keine Zugangssicherungen und zeichnen Sie keine nichtöffentliche Funkkommunikation mit.
Die §§ 202a und 202b des Strafgesetzbuchs regeln bestimmte Fälle: den unbefugten Zugang zu besonders gesicherten Daten und das unbefugte Abfangen von Daten, die nicht für die handelnde Person bestimmt sind. Daraus lässt sich nicht ableiten, dass jedes Auslesen eines RFID-Transponders automatisch strafbar ist. Welche Voraussetzungen gelten, hängt vom Einzelfall ab. Holen Sie für Tests in Archivprojekten ausdrücklich die Erlaubnis ein.
Eine Kennung auf einem Transponder enthält nicht unbedingt einen Namen. Sie kann trotzdem einen Personenbezug herstellen, wenn eine Datenbank sie mit einer Akte, einer beschäftigten Person oder einem Vorgang verknüpft. Aus den gespeicherten Standorten lassen sich dann Rückschlüsse auf Nutzung und Bewegungen ziehen. Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg weist auf diese Risiken hin und empfiehlt unter anderem, transparent zu informieren und nur nötige Daten zu speichern.
Speichern Sie nach Möglichkeit nur eine Kennung auf dem Transponder, die nichts über den Akteninhalt verrät, und legen Sie fest, wer die Standortdaten sehen darf, wofür sie genutzt und wann sie gelöscht werden. Prüfen Sie auch, ob Sie Aktenbewegungen für den vorgesehenen Zweck mit einzelnen Beschäftigten verknüpfen müssen. Welche Datenschutzvorschriften und Rechtsgrundlagen gelten, ist für jeden Archivbetrieb gesondert zu prüfen.
RFID vor der Auswahl prüfen
Die veröffentlichten Produktangaben reichen nicht immer aus, um zu entscheiden, ob ein Produkt für Ihr Archiv geeignet ist. Fragen Sie den Anbieter oder Integrator nach der Frequenz, dem Standard und den genauen Modellen der Transponder und Lesegeräte. Lassen Sie vorführen oder dokumentieren, wie die Geräte Ihre Akten, Regale und Behälter unter den vorgesehenen Bedingungen erfassen.
Fragen Sie auch, welche Daten auf dem Transponder stehen und welche die Datenbank speichert. Klären Sie außerdem, wer Zugriff hat, welche Zugriffe protokolliert werden, wie Daten verschlüsselt und Lesegeräte bei Verlust geschützt werden, wo die Daten liegen, wie Sicherungskopien erstellt und wann Daten gelöscht werden. Dass ein Transponder dieselbe Frequenz wie NFC nutzt, beweist nicht, dass ein bestimmtes Smartphone ihn lesen kann.
